L'accordo di QI ha precisato le regole riguardanti la documentazione dei clienti.

Innanzitutto è importante tenere presente che generalmente tutti i pagamenti di fonte USA pagati a persone non-statunitensi sono soggetti alla ritenuta USA del 30%. Per applicare un tasso ridotto (o nessun tasso) di ritenuta il cliente non-statunitense deve fornire valida documentazione.

E’ obbligatorio per un QI raccogliere e mantenere la documentazione necessaria.

I clienti non-statunitensi di un QI possono essere “documentati” o “non documentati”. Un cliente è considerato documentato se il QI ha documentazione valida riguardante il cliente – significa che il QI possiede un modulo W-8BEN compilato dal cliente o ha ottenuto tutta la documentazione richiesta secondo le regole KYC approvate dall’IRS. Per i clienti per i quali il QI non possiede un modulo W-8BEN ovvero la documentazione KYC, oppure se essa incompleta o non valida sono da considerare non-documentati.

L'accordo di QI non specifica se un QI deve usare il modulo W-8BEN o le regole approvate di KYC.  E' il QI stesso che dtermina quale procedura usare.